30

Mewakili Atasan di Luar Kantor

Tak perlu gentar bila tiba-tiba saja ditunjuk sebagai pengganti atasan untuk urusan di luar kantor. Walau tanggung jawab besar berada di pundak, upayakan agar selalu memberikan yang terbaik.

Terkadang mau tak mau, tugas harus kita ambil alih karena kondisi atasan yang tidak memungkinkan. Misalnya sedang sakit, berada di luar negeri, atau kesibukan lain yang tidak bisa ditunda. Sedang tugas di luar kantor juga tak bisa dijadwal ulang. Meeting bersama klien, membuat deal untuk beberapa proyek, sekadar makan siang guna merayakan keberhasilan kerja sama sebelumnya, dan sebagainya.

Seringan apapun, rasanya tetap harus dihadapi dengan persiapan yang matang. Karena Anda membawa nama besar perusahaan dan mewakili atasan secara langsung. Minimal, meski tidak mencapai kata sepakat, setidaknya relasi yang terjalin tetap hangat.

Perhatikan etiket pertemuan di luar kantor. Serta, ada baiknya Anda menelusuri lebih dulu siapa yang akan ditemui. Profil pribadi dan rekam jejaknya. Track record kantornya, omset, hingga capaian sejauh ini. Dan yang paling penting, kuasai materi diskusi untuk dibahas bersama.

Tepat waktu

Syarat pertama adalah datang tepat waktu. Lebih baik lagi bila ada jeda sepersekian menit, sehingga Anda lebih siap. Jeda yang bisa Anda manfaatkan untuk merapikan pakaian, memilih tempat duduk yang nyaman, mengenali kondisi sekitar, dan lainnya.

Tepat waktu juga menjadi indikator bahwa Anda serius dan profesional. Brand perusahaan yang ternama pun terjaga.

Fleksibel dan supel

Meski di kantor Anda bebas memilih kostum, kali ini gunakan yang resmi. Demikian pula dengan menyebut nama panggilan, bahasa percakapan, dan gestur tubuh yang mudah diterima. Sertakan selalu senyum di wajah Anda dan tanggapi pertanyaan dengan jawaban yang menyakinkan. Jangan ragu menambah bahan canda agar suasana tidak terlalu kaku.

Tetap dalam topik

Jaga koridor pembicaraan dalam batas yang aman. Topik pekerjaan memang menjadi prioritas, tapi mungkin adakalanya obrolan menyerempet ke tema-tema lainnya. Seperti kondisi politik, fluktuasi keuangan, dan gosip para elite. Usahakan bukan Anda yang memulai, dan berikan tanggapan secukupnya sebagai reaksi yang pantas. Lalu, kembalikan lagi maksud pembicaraan pada tujuan pertemuan tersebut diadakan.

Tahan diri memberikan komentar yang tendensius dan memihak. Ingat, mungkin itu trik atau jebakan untuk menilai profil karyawan pada kantor Anda. Atau komentar yang tidak selayaknya dikhawatirkan akan menyisakan kesan tak menyenangkan.

Pesan tersampaikan

Pesan harus tersampaikan. Baik pesan yang merupakan inti utama dari pekerjaan, maupun amanat pribadi dari atasan. Jika waktu pertemuan hanya singkat, sampaikan garis besarnya tanpa mengurangi pokok-pokoknya. Sebaliknya bila waktu lebih panjang, Anda dapat menceritakan sampai ke hal-hal detail.

Hindari kontrak baru

Jangan buru-buru mengiyakan atau menolak apa yang tidak termasuk dalam kesepakatan. Tampung saja segala keinginan klien dan jangan lupa untuk mencatatnya. Sampaikan bahwa Anda harus mengabarkan terlebih dulu pada kantor dan atasan. Setelah itu baru berikan feedback pada klien tentang hasilnya. Misi sebagai duta atasan pun bisa Anda perankan dengan gemilang. (LAF)

 

Foto ilustrasi: Istimewa

Follow Instagram @ETALASEBINTARO

Comments

comments