18

Penyebab di Balik Rapat Tidak Efektif

Meeting bisa dikatakan adalah awal mula dan ujung tombak sukses tidaknya suatu urusan kerja. Sayangnya karena beberapa hal, rapat jadi tidak efektif. Tidak disadari tapi berdampak pasti.

Terlebih bila sudah dianggap sebagai kewajaran dalam keseharian interaksi kerja. Rapat hanya sekadar pertemuan biasa. Rutinitas tanpa ada tujuan khusus. Tidak menghasilkan keputusan penting dan pertemuan mesti diulang beberapa kali. Di mana tidak menjamin pula rapat selanjutnya sudah ada hasilnya. Alhasil, perusahaan atau organisasi jadi merugi.

Lama kelamaan, selain merugi, perusahaan seolah membiarkan dirinya mati. Meeting yang juga menjadi acuan para karyawan di dalamnya tidak berfungsi. Kesempatan untuk membahas hal-hal urgen terkait masa depan perusahaan dilewatkan begitu saja. Bagi karyawan yang potensial, ini tentu hambatan besar. Bukan tidak mungkin, perusahaan harus mengalami pegawai yang silih berganti. Akibat tidak tahan dengan suasana rapat yang jauh dari efektif.

Tidak terkonsep

Tanpa konsep disebut-sebut sebagai biang keladi terbesar mengapa rapat bisa tidak efektif. Materi yang tidak padat atau kurang mendetail. Terkadang bahkan tidak tahu menahu apa yang harus dibicarakan dalam rapat nanti. Tanpa konsep juga tertuju pada soal waktu. Terlalu mendadak sehingga berdampak pada persiapan yang tidak optimal. Namun saat hari H-nya, justru dilaksanakan dengan sangat lama.

Pasif

Faktor lainnya karena peserta rapat terlalu pasif. Pemimpin seolah berbicara sendiri di forum. Peserta walau punya segudang ide-ide segar tetapi enggan mengutarakan. Rapat berjalan sepi, plus keputusan hanya begitu-begitu saja. Tidak mampu membuat jalan keluar, apalagi terobosan baru.

Dianggap sepele

Anggapan sepele pada pertemuan rapat juga berkontribusi lurus pada ketidakefektifan. Karena sepele, diikuti dengan kedatangan yang molor, ogah-ogahan, dan akhirnya asal-asalan saja mengikuti jalannya rapat. Padahal mungkin rapat kali itu membutuhkan kesungguhan dan keseriusan. Apalagi perusahaan sedang berada di kondisi darurat atau labil. Akan tetapi direspon tidak sebagaimana mestinya oleh para pihak yang bersangkutan.

Mengajak orang yang tak perlu

Hindari mengajak orang yang tak perlu. Alias orang-orang yang tidak mempunyai relasi langsung dengan pembicaraan dalam rapat. Tidak masalah jika rapat hanya dihadiri 2 atau 3 orang. Namun lebih menggaransi keputusan final. Keputusan selanjutnya tinggal didistribusikan pada divisi-divisi lain. Ketimbang rapat terlalu penuh dengan orang dan pembicaraan melebar ke mana-mana.

Terlalu banyak selingan dan pengalih perhatian

Fokus saja pada materi rapat. Begitu selesai membahas satu materi, segera lanjutkan pada materi lainnya. Terlalu banyak selingan dan pengalih perhatian, semacam humor berlebihan atau banyak konsumsi di depan mata perlu diwaspadai. Tahan diri untuk tidak keluar masuk ruangan, supaya anggota rapat yang lain tidak teralihkan pandangannya pada diri Anda.

Atasan terlalu memegang kendali

Termasuk ketika atasan terlalu memegang kendali. Segala keputusan harus mengikuti seleranya dan berakhir dengan restunya. Atasan hanya ingin mendengar hasil kerja yang baik-baik saja, tanpa peduli permasalahan atau kendala pada bawahan. Sikap otoriter yang sudah pasti membuat rapat tidak nyaman diteruskan. (LAF) 

 

Foto ilustrasi: Pexels

Follow Instagram @ETALASEBINTARO

Comments

comments