foto2102

Sukses Gelar Meeting di Luar Kota Tanpa Ribet

Mendapat tanggung jawab untuk mengadakan meeting di luar kota kadang bikin panik. Namun Anda tak perlu stres bila sudah mengetahui triknya.

Kunci sukses menggelar pertemuan, seminar, konferensi, atau meeting di luar kota adalah persiapan yang matang. Artinya, Anda punya plan A, B, bila perlu C, bila ada sesuatu yang tak sesuai rencana. Maklum, Anda kan berada di luar kota, apalagi kalau kota tersebut asing bagi Anda.

Ketika mendapat tugas menyiapkan meeting di luar kota, mungkin yang langsung terbersit di benak Anda adalah mencari lokasi. Namun sebelum memilih dan menentukan lokasi, ada beberapa hal yang perlu dipastikan.

Pertama, jenis keperluan acara. Rapat dengan mengundang beberapa orang tentu berbeda dengan acara konferensi berskala internasional. Jadi, Anda perlu memastikan agenda kerja di luar kota. Ini nantinya akan sangat menentukan pemilihan tempat.

Kedua, jumlah orang yang diundang. Dengan mengetahui jumlah peserta atau jumlah orang yang diundang, Anda akan lebih mudah mencari ruangan untuk mengakomodasi seluruh peserta, katering, jumlah kamar hotel, dan perlengkapan lainnya.

Ketiga, waktu penyelenggaraan atau tanggal. Meeting, konferensi, seminar, atau acara lainnya sebaiknya dirancang sejak jauh-jauh hari. Jika Anda merencanakannya mendadak, bisa jadi lokasi meeting seperti hotel atau gedung untuk MICE (meetings, incentives, conferencing, exhibitions) telah disewa oleh pihak lain. Belum lagi masalah akomodasi dan sebagainya.

Sortir dengan tenang

Setelah informasi dasar diketahui, saatnya mencari dan menentukan lokasi acara. Jika Anda telah menentukan satu kota, misalnya Bandung, Yogyakarta, dan Bali, cobalah membuat daftar lokasi yang bisa dipergunakan untuk lokasi meeting atau acara perusahaan lainnya. Mungkin Anda akan mendapatkan sederetan daftar lokasi. Untuk menyortirnya, cermatlah dalam melihat fasilitas yang ditawarkan.

Selain ruangan, Anda bisa mencari tahu tentang fasilitas yang ditawarkan. Contohnya, layar LCD, proyektor, jumlah kursi dan meja, perangkat sound system, dan pencahayaan dalam ruangan. Sarana pendukung lainnya seperti area parkir dan ruangan untuk coffee break sebaiknya juga diperhatikan.

Bila agenda meeting atau acara lainnya lebih dari satu hari, sebaiknya pertimbangkan untuk menyediakan hotel. Anda bisa memeriksa fasilitas hotel yang tersedia. Demikian juga dengan katering. Menu-menu yang ditawarkan apakah telah sesuai dengan selera dan cita rasa peserta? Anda perlu memeriksanya, apalagi jika peserta yang diundang berasal dari sejumlah negara.

Cobalah membandingkan antara satu lokasi dengan lokasi lainnya. Carilah lokasi yang relatif mudah dijangkau dan berdekatan dengan fasilitas publik lainnya seperti bandara atau stasiun untuk mempermudah kedatangan peserta.

Jika masih belum merasa yakin, tidak ada salahnya melakukan survei ke lokasi tujuan. Hal ini akan lebih menyita biaya. Namun, Anda akan lebih mengetahui lokasi secara langsung. Apalagi jika peserta yang diundang adalah tamu penting. Dengan persiapan matang, risiko gangguan bisa diminimalisir. Tugas sukses, Anda tenang, bos pun senang. [KUL]

 

Foto ilustrasi: Istimewa

Follow Instagram @ETALASEBINTARO

Comments

comments