perjalanan dinas

Persiapan Matang, Perjalanan Dinas Sukses

Perjalanan dinas ke luar kota bisa jadi bencana bila Anda tak mempersiapkan dengan baik. Selain bahan-bahan yang berhubungan dengan pekerjaan, ada beberapa hal lain yang harus Anda persiapkan.

Seberapapun seringnya Anda pergi ke luar kota untuk urusan pekerjaan, Anda tetap perlu mempersiapkan segala sesuatu dengan matang. Sedikit saja Anda meremehkan, Anda bisa kelimpungan bila ada bahan atau barang yang tertinggal. Bisa-bisa pekerjaan Anda terganggu. Untuk itu, beberapa hari sebelum keberangkatan, Anda perlu memastikan sejumlah hal.

Pertama, tentukan tujuan perjalanan dinas dan aktivitas yang akan dilakukan di sana. Misalnya, melakukan audit perusahaan, undangan acara klien, atau tugas untuk eksplorasi potensi daerah. Jenis aktivitas dalam perjalanan dinas ini akan menentukan perlengkapan yang harus dibawa, seperti kamera, laptop, kartu nama, dan berkas dokumen penting yang terkait perjalanan dinas.

Kedua, lokasi. Mengetahui kota yang menjadi tujuan perjalanan bisnis saja tidak cukup. Anda perlu juga mengetahui lokasi yang lebih spesifik, seperti nama jalan. Dengan mengetahui tempat berlangsungnya acara inti, Anda bisa memesan penginapan yang tidak jauh dari lokasi. Sehingga bisa menghemat waktu dan biaya. Anda juga perlu mempertimbangkan akses transportasi menuju lokasi pekerjaan.

Menjelang keberangkatan

Meski tujuan utamanya adalah perjalanan bisnis, tidak dosa, kok, kalau Anda menyempatkan waktu berjalan-jalan di kota tersebut. Apalagi bila Anda baru pertama kali berkunjung ke kota tersebut. Jadi, biar tak membuang waktu Anda yang sempit, cari dulu info sebanyak-banyaknya mengenai tempat wisata, wisata kuliner, dan tempat oleh-oleh di kota itu sebelum berangkat.

Mulailah dari mencari tahu karakter kota, ikon kota, makanan khas, destinasi wisata, atau perhelatan acara khusus di kota ataupun daerah yang dikunjungi. Anda bisa berkeliling kota setelah pekerjaan usai dan sebelum hari kepulangan.

Tari (40), karyawan swasta di Jakarta Timur mengungkapkan, biasanya ia memastikan tiket pesawat keberangkatan dan kepulangan terlebih dulu sebelum menentukan hotel setiap kali ada perjalanan bisnis. Cara yang dilakukan Tari ini bisa ditiru untuk mendapatkan jam penerbangan yang pas.

“Kalau sudah ada tiket pesawat pergi-pulang, bawaannya lebih tenang.  Tapi kalau dapat hotel lebih dulu, saya pasti lebih pusing cari tiket pesawatnya,” jelas Tari. Dengan mendapat jam penerbangan yang sudah Anda perhitungkan, Anda memiliki waktu yang lebih banyak untuk sekadar berwisata di kota tersebut.

Ketika mengepak pakaian, periksa itinerary perjalanan dinas Anda. Apakah ada acara khusus yang perlu dihadiri, misalnya gala dinner. Ini akan membantu Anda menentukan baju apa saja yang perlu Anda bawa. Sehingga Anda bisa hadir di setiap acara dengan pakaian yang pantas.

Periksa juga isi koper Anda. Tidak hanya pakaian ganti, peralatan mandi, dan obat-obatan pribadi yang perlu disiapkan. Terkadang hal-hal sepele bisa terlupakan, misalnya charger untuk ponsel dan laptop, kartu nama, surat penugasan, dan kartu tanda pengenal pribadi. Meskipun telah sering melakukan perjalanan dinas, bisa saja seseorang melupakan sesuatu, terutama hal-hal kecil.

Jika Anda bepergian dengan pesawat terbang dan membutuhkan transit di sejumlah bandara, sebaiknya berikan penanda pada koper Anda. Anda bisa memasang tanda pengenal pada koper dan lokasi tujuan dengan alamat lengkap pada koper.

Koper yang tertinggal atau hilang adalah hal umum dalam perjalanan panjang pesawat terbang. Anda bisa meminimalkan risiko ini dengan mencantumkan informasi lokasi tujuan pada bagian koper. Jika terjadi kehilangan koper, segera laporkan pada petugas bandara agar mendapatkan penanganan secepatnya. [KUL]

 

Ilustrasi: Etalase Bintaro/YonK

Follow Instagram @ETALASEBINTARO

Comments

comments